Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri ja -tietosuojaseloste

Rekisterin nimi:

Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy asiakas- & markkinointirekisteri

Tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n mukaisesti. Voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta, joko ilmoittaen siitä etukäteen tai ilmoittamatta. Suosittelemme, että vierailet aika ajoin uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutosten huomaamiseksi.

Rekisterinpitäjä:

  • Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy
  • Y-tunnus: 2494136-6
  • Osoite: Tammiston kauppatie 29, 01510 Vantaa

Rekisteriasioista vastaava henkilö:

  • Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy
  • Elisa Haapio
  • gdprrequests (at) evidensia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakkaiden lemmikkien hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiviestintään. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat: Internet-markkinointi, raportointi, palveluiden tuottaminen, asiakasviestintä, markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, analysointi, asiakaspalvelun kehittäminen sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittäminen ja muut vastaavat käyttötarkoitukset. Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy käyttää henkilötietoja etämyynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.

Rekisterin tietosisältö:

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, joihin tyypillisesti kuuluvat henkilön yksilöity nimi, yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Kerättyjä tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Asiakasnumero
  • Asiakkuuden toimipiste
  • Asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinointisuostumukset ja –kiellot.
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
  • www sivujen osoite
  • Lisäksi rekisteriin kerätään tietoa asiakkaan lemmikeistä ja niiden käyntihistoriasta terveyden ja sairauksien hoitoa varten.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin ne tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa asiakkuuden alkaessa tai sen jälkeen. Lisäksi rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin lemmikin tiedot asiakassuhteen aikana.

Lisäksi tietolähteinä toimivat muun muassa:

  • Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa sekä asiakastapahtumissa
  • LinkedIn, Google Analytics ja sivustolla olevat web-lomakkeet
  • Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan liittyen, voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Henkilötietojen tallentaminen ja säilyttäminen

  • Rekisterinpitäjä noudattaa EU:n yleistä tietosuojasääntelyä, jonka mukaisesti: Rekisterinpitäjä toimii lainmukaisesti ja läpinäkyvästi. Voit milloin tahansa tarkistaa ja saada kerätyt tietosi saataville.
  • Rekisterinpitäjä kerää vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja tietoja, eikä luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole sinun nimenomaista suostumustasi tai muuta asianmukaista syytä.
  • Rekisterinpitäjä tallentaa vain tarpeellisen tiedon ja pyrkii aina pitämään tiedot täsmällisinä.
  • Rekisterinpitäjä säilyttää tietoa vain sen ajan kuin tieto on tarpeen, jonka jälkeen tieto, joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole Rekisterinpitäjää velvoittavaa lakiin perustuvaa syytä.
  • Rekisterinpitäjä tallentaa ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Rekisterinpitäjä ei tee säännönmukaisia tietojen luovutuksia Evidensia-konsernin ulkopuolelle yhteistyökumppaneitaan lukuun ottamatta. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa perintäyhtiöille ja vakuutusyhtiölle, jos asiakkaalla ja vakuutusyhtiöllä on sopimus keskenään ja asiakas hakee vakuutustapahtuman yhteydessä suorakorvauspalvelun kautta korvausta vakuutusyhtiöltä. Lisäksi asiakkaan yhteystietoja voidaan luovuttaa Siruhaku.fi -löytöeläinten hakupalvelun ehtojen mukaisesti. Lisäksi luovutamme säännönmukaisesti tietoja lemmikin kuvantamiseen ja laboratoriotutkimuksiin liittyvien lausuntopyyntöjen yhteydessä ulkopuolisille yhteistyökumppaneille.

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, mitkä saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:

  • Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, sekä sähköpostiosoite.
  • Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen verkkosivustoamme, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten raporttipyynnöt sivustolta.
  • Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käytämme tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena salatun tietoliikenneyhteyden kautta salasanoin ja palomuurein suojattuina. Järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvat henkilöt ja alihankkijat. Rekisteriä ylläpitää teknisesti Finnish Net Solutions Oy.

Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy:lla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Tarkastusoikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada sinua koskevat virheelliset tiedot korjatuksi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, milloin tahansa, elleivät meidän oikeutettu etumme tai laissa asetettu vaatimus estä joidenkin henkilötietojen poistamista. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja aina kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä joko toimipisteissä täytettävällä lomakkeella tai sähköisesti sähköpostiosoitteeseen: gdprrequests@evidensia.fi

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä joko toimipisteissä täytettävällä lomakkeella tai sähköisesti sähköpostiosoitteeseen: gdprrequests@evidensia.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeelläjoko toimipisteissä täytettävällä lomakkeella tai sähköisesti sähköpostiosoitteeseen: gdprrequests@evidensia.fi.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä asianmukaiselle valvontaviranomaiselle.

Evästeet

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme sellaisia evästeitä, jotka parantavat käyttäjäkokemusta tai seuraavat Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy:n verkkosivujen liikennettä. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

Verkkosivujen analyysit ja mainosevästeet

Saadaksemme lisätietoa verkkosivustomme liikenteestä käytämme kolmannen osapuolen tarjoamaa analysointityökalua ja mainontaa.

Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy:n verkkosivut käyttävät Google Inc:n (”Googlen”) tarjoamaa Google Analytics –verkkoanalyysipalvelua. Google Analytics käyttää evästeitä analysoidakseen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Evästeen luoma informaatio siitä, miten käytät verkkosivustoa (mukaan lukien IP- osoitteesi) lähetetään ja varastoidaan Googlen toimesta Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Sivumme käyttää IP-anonymisointia. Näin ollen Google lyhentää/anonymisoi Euroopan unionin jäsenvaltioiden ja Euroopan talousalueen jäsenten kansalaisten IP-osoitteen viimeisen oktetin. Ainoastaan poikkeuksellisissa tapauksissa koko IP-osoite lähetetään ja lyhennetään Yhdysvalloissa Googlen palvelimien toimesta. Google käyttää näitä tietoja verkkosivuntarjoajan puolesta sivun käytön arvioimiseen, verkkosivujen liikennettä koskevien raporttien laatimiseen verkkosivujentoimittajille ja muiden verkkosivujen liikenteeseen ja verkkosivujen käyttöön liittyvien palvelujen tarjoamiseksi verkkosivujentarjoajalle.

Voit estää Googlen tietojen keräämisen ja tietojen käytön (evästeet ja IP-osoitteet) lataamaan ja asentamalla selaimen liitännäisohjelman, joka on saatavilla täältä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl =en tai käyttämällä muuta mainosten- ja seurannanestotyökaluja.

Käytämme myös Google Analyticsia analysoidaksemme AdWord ja DoubleClick Cookies –palveluiden tietoja. Voit estää tämän tietojen käsittelyn Googlen yksityisyysasetuksien kautta täältä: https://myaccount.google.com/

Päivitetty 23.5.2018